Wednesday, September 26, 2007

Laporan Rapat Internal 23 September 2007



Perhimpunan Penghuni Sementara

Apartemen Permata Eksekutif

Notulen Rapat (Internal) tgl 23 September 2007

Kepada yth :

Seluruh pemilik/penghuni Apartemen Permata Eksekutif

Berikut ini kami sampaikan butir-butir hasil rapat PPS APE tertanggal 23 September 2007

  1. Pembentukan Perhimpunan Penghuni Apartemen Permata Eksekutif sampai saat ini masih berlangsung. Status saat ini adalah pembentukan AD/ART untuk kemudian setelah disetujui semua pihak terkait, akan disahkan oleh notaris.
  2. Keberadaan Perhimpunan Penghuni sangat penting untuk setiap pemilik/penghuni sebuah apartemen dan pembentukannya merupakan suatu kewajiban bagi badan pengelola.
  3. Peraturan mengenai Perhimpunan Penghuni ini dapat ditemukan dalam sumber berikut ini :
  4. Perhimpunan Penghuni (Sementara) mengadakan rapat mingguan sampai terbentuknya AD/ART. Notulen setiap rapat akan disampaikan lewat media komunikasi ini di setiap lift/elevator bila sudah mendapatkan ijin dari pihak pengembang.
  5. Bagi para pemilik/penghuni yang ingin mengetahui lebih rinci lagi, dapat mendaftarkan diri di mailing list pada alamat berikut http://groups.yahoo.com/group/ppape
  6. Hasil rapat dan informasi lainnya dapat dibaca di alamat http://ppape.blogspot.com

Sekian hasil rapat yang dapat kami informasikan saat ini.

Thursday, September 20, 2007

Hasil Pertemuan 18 September 2007

MINUTES of MEETING


MEETING TOPIC: Pembenahan Manajemen dan Layanan Apartemen Permata Eksekutif (APE)


PARTIES: Unit Owners and Building Management

PERIOD: September 2007


DAY | DATE: SUNDAY | SEP, 18. 2007

VENUE: SERBAGUNA ROOM, APARTMENT PERMATA EXECUTIVE, TOWER 1, POS PENGUMBEN, WEST JKT


TIME | DURATION: 17.00-18.15 | 75 MINUTES

PRIORITY: IMPORTANT


ATTENDANT:


1.

TENANT MANAGEMENT: Kiki Abdurahman (Direktur PT.Universal Dwikarya / Pengembang & Badan Pengelola APE), Samuel (Ass.GM), Ramot (Building Manager), Jessica (Marketing & Finance Manager), Sukartono (Chief Engineering), Priyo (HRD), Rina (Administrasi), Aulia (Legal), Tono Y, Anita, Nahwan, Zainudin,

2.

UNIT APARTMENT OWNERs: Erlina PM (diwakilkan), Johannes (diwakilkan), Widijawati, Watimmena (diwakilkan), Daniel, Heru (diwakilkan), Ditto, Naning, Wiharto, Yulia, Mega



SUB TOPIC

SUMMARY

TIME

(due date)

Person In Charge


Rapat Dibuka

Dibuka oleh Ditto (Unit 9J/Tw.1), dengan pembahasan tentang: Realisasi tindak lanjut pertemuan tanggal 11 Pebruari 2007




Pembentukan Perhimpunan Penghuni

· PT Universal Dwikarya setuju dengan rencana pembentukan Perhimpunan Penghuni Apartemen Permata Eksekutif




Laporan Pengelolaan APE

· PT Universal Dwikarya bersedia memberikan laporan berkala kepada penghuni secara transparan melalui media yang sudah tersedia di lapangan

segera



Pembayaran Iuran pengelolaan

· Kedua belah pihak sepakat bahwa pembayaran iuran pengelolaan / Service Charge tetap dilakukan pada bulan September 2007 untuk tagihan bulan Agustus 2007




Pembayaran Asuransi Unit Apartemen

· Atas itikad baik kedua belah pihak, pembayaran asuransi unit apartemen dibayarkan hanya untuk periode tahun 2007-2008. Hal ini dikarenakan polis asuransi diterbitkan pada bulan Agustus 2007.




Penolakan Pembayaran Pph 4 (2)

· Penolakan pembayaran pajak disertai dengan surat permohonan dari pemilik unit apartemen




Media Komunikasi

· PT. Universal Dwikarya bersedia mengadakan pertemuan rutin setiap 3 (tiga) bulan sekali

· Dalam hal ini Kiki Abdurahman menyatakan bersedia hadir pada pertemuan tersebut

· Pertemuan antara pengelola Apartemen Permata Eksekutif dengan penghuni akan diselenggarakan oleh PT Universal Dwikarya dalam tempo 1 (satu) minggu mendatang

· Pembahasan pertemuan mengarah tentang pembentukan Perhimpunan Penghuni

Dalam 1 (satu) minggu mendatang




Hasil rapat ini ditandatangani oleh kedua belah pihak

Hasil Pertemuan 11 Pebruari 2007

MINUTES of MEETING

MEETING TOPIC: Pembenahan Manajemen dan Layanan Apartemen Permata Eksekutif\ (APE)

PARTIES: Unit Owners and Building Management

PERIOD: 2007

DAY | DATE: SUNDAY | FEB, 11. 2007

VENUE: SERBAGUNA ROOM, APARTMENT PERMATA EXECUTIVE, TOWER 1, POS PENGUMBEN, WEST JKT

TIME | DURATION: 18.00-20.00 | 120 MINUTES

PRIORITY: IMPORTANT

ATTENDANT:

1.

TENANT MANAGEMENT:

Samuel (Ass.GM), Ramot (Building Manager), Jessica (Marketing & Finance Manager), Tono (Chief Engineering), Prio (HRD), Rina (Administrasi)

2.

UNIT APARTMENT OWNERs à lihat Lampiran

SUB TOPIC

SUMMARY

TIME

(due date)

Rapat Dibuka

· Dibuka oleh Ditto (Pemilik Unit…/Tw.1……., dengan pembahasan tentang: Pembenahan Layanan Pengelolaan Apartemen Permata Eksekutif & Pembentukan Pengurus Sementara APE

i.e: 4 Days

15-18 Feb

Listrik dan Gen-Set

· Berbagai keluhan diungkapkan yaitu tentang lambatnya penanganan listrik di setiap unit apartemen dibandingkan dengan lingkungan sekitarnya. Pemilik unit menuntut agar alokasi dan penanganan gen-set seoptimal mungkin sehingga tidak akan terjadi hal yang sama di kemudian hari. (Tw.I/7R: Bpk.Heru, Tw.I/15E: Bp.Sauw, dll.)

· Gen-Set sebaiknya tetap di basement tetapi dibuat kan sumur diseal saja (Tw I/8C Bpk.Clint Wattimena)

· Bpk.Samuel menjelaskan bahwa:

o kondisi pada saat terjadi bencana banjir, gen-set terendam air. Sedangkan keputusan dipindahkannya gen-set tergantung dari Bpk.Kiki selaku pemilik 2 gedung apartemen ini.

o Manajemen sudah memiliki pemantau air

o gen-set sengaja diletakkan di basement untuk menghindari efek suara mesin yang berasal dari gen-set tersebut

Antisipasi Bencana Banjir

· Jalan di sekitar apartemen seharusnya di aspal, untuk menghindari resapan air sungai dan banjir ke lokasi basement (Tw.I/15E: Bp.Sauw)

Keamanan, Ketertiban dan Kenyamanan di dalam lingkungan Apartemen

· Tidak ada tata tertib dan ketentuan yang tegas tentang penggunaan koridor, sehingga dapat menganggu ketenangan penghuni. Koridor digunakan untuk pacaran, makan bersama, tempat bermain anak-anak, seseorang mengintip dari balkon samping unit apartemen. (Tw I/16A Widgawati)

· sprinkle indikator kebakaran di setiap unit dan sistem alarm tidak berfungsi dengan baik, tombol (Tw II/8J)

· Pintu keamanan di tower II tidak ada sama sekali. Pengunjung dengan mudahnya masuk lewat tangga darurat dari lt.2, pintu emergency di Tw.I yang seharunya untuk keadaan darurat seringkali ditutup (Tw II/9E)

· Pengawasan petugas keamanan atas pengunjung di tower I dan II (Tw I/8C)

· Lift Tw.1 sudah tidak berfungsi dengan baik, harap mesinnya diganti (Ditto)

Fasilitas Apartemen tidak sesuai dengan kontrak pembelian awal

· tempat main anak2 seharusnya disediakan

· kolam renang seharusnya seluruh airnya dikuras kosong setiap 2-3 bulan sekali dan pemakaian fasilitas dibatasi hanya untuk penghuni (Tw II/9E/Mega)

· fogging/pengasapan di lantai2 agar lebih baik (siang/minggu)

· Kenyamanan penghuni terganggu dengan munculnya tenant-tenant baru di lantai 2 yang tidak mendukung kenyamanan penghuni apartemen. Hal ini tidak sesuai dengan perjanjian awal pada saat penandatanganan kontrak lingkungan tentang lingkungan dan fasilitas apartemen (Tw II/8J: Naning, Tw II/10Q: Frinzy, Tw II/5A)

Antisipasi Bencana Banjir

· Seharusnya ada tim khusus untuk penanganan keadaan darurat

· Disediakan ruangan darurat khusus untuk ibu hamil, balita dan manula sebagai antisipasi terjadinya bencana

Kinerja Karyawan Manajemen Apartemen

· Security dan engineering dedikasinya tidak perlu diragukan, namun kesejahteraan sdm perlu diperhatikan oleh manajemen apartemen (Tw I/7T /Clint)

· Saran: ada apresiasi dan donasi untuk team sekuriti dan engineering berupa kotak donasi yang dipasang pada lokasi strategis

· Penanganan penyelesaian adaministrasi pengambilan Sertifikat dipersulit. Sudah lunas tapi sertifikat belum jadi / diterima (Tw II/10Q, Frinzy)

· Sebaiknya SDM dibenahi karena banyak sekali permasalahan yang muncul hanya karena kinerja salah seorang karyawan (Jessica) buruk.

· Petugas keamanan (SatPam) diberikan HT

· Kinerja Jessica berkurang karena memiliki jabatan sebagai Finance Manager merangkap sebagai Marketing Manager (Samuel)

· Manajemen harus diaudit mulai tahun 2002

Asuransi dan biaya service charge

· Asuransi jika tidak ada claim pasti dikembalikan dalam bentuk uang sebesar 10% (pasal 4 ayat 2) (dibicarakan ke Bpk.Kiki) (Tw II/5J Kustanto)

· Patut dipertanyakan tarif PAM di apartemen ini, mengingat apartemen adalah masuk pada golongan rumah susun, nilai tarif PAM tersebut sama dengan nilai tarif PAM pada 'kondominium' di jakarta.

Kesimpulan:

· Pihak manajemen tidak dapat memberikan jawaban tentang kebijakan dan keputusan atas setiap keluhan dan permasalahan yang muncul.

· semua keluhan s/d 6 bulan due date-nya (Maret s/d Agt 2007) Sept dll

· Laporan keuangan harus transparan. Penggunaan uang service charge dilaporkan kepada setiap pemilik

· Pph seharusnya tidak perlu bayar karena itu kewajiban developer

· Service charge akan tetap dibayar karena adanya itikad baik dari penghuni

· Disediakan donation box (kotak donasi) yang diperuntukkan bagi petugas keamanan dan petugas tehnik

· Bila ruang dan waktu penghuni digunakan oleh pihak ketiga (contoh aktifitas sinetron di apartemen) atas persetujuan manajemen apartemen, maka manajemen wajib memberi kompenssasi kepada penghuni.

· Setiap pembangunan di lingkungan apartemen harus mendapat persetujuan dari Perhimpunan Penghuni (P2B)

· Dibentuk manajemen/panitia khusus untuk penanganan keadaan darurat

· Disediakan ruangan darurat khusus untuk ibu hamil, balita dan manula sebagai antisipasi terjadinya bencana

· Disediakannya ruang bermain untuk anak-anak

6 bulan

Sanksi bagi manajemen APE

· Bila hingga batas waktu yang telah ditentukan dan disepakati oleh 2 belah pihak belum juga ada penyelesaiannya, maka Pemilik Unit Apartemen Permata Eksekutif berhak untuk tidak membayar uang Service Charge

Rapat pembentukan Pengurus Penghuni (PP)

· Secara aklamasi diselengarakan pada hari Sabtu tanggal 11/02/07 pk. 20.30 wib

· Bila kesepakatan pada pertemuan tgl 11 Pebruari 2007 belum dipenuhi oleh pihak manajemen apartemen, maka penghuni apartemen berhak untuk tidak membayar service charge.

· Pengurus Sementara terpilih:

· Ditto (08128161468), Michael (0811872426), Erlina (08179191878) . Mega (081330034333), Nita (08129719193), Parman/Tw I/5J (08161997404), Frinzy/Tw II/10Q (08129011076), Naning/Tw II/8J (08164843010), Yongie Tw I/7T (08161116518)